Política de Privacidade da Plataforma NotificAI

Versão 1.1

Esta Política descreve como [RAZÃO SOCIAL], CNPJ [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO] ("nós", "NotificAI"), trata dados pessoais na plataforma NotificAI, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), com a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e com o Decreto nº 8.771/2016.

Ela integra os Termos de Uso e deve ser lida em conjunto com o Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (DPA), que rege a relação entre o cliente (Controlador) e a NotificAI (Operadora).

1. Os dois papéis da NotificAI

A LGPD distingue quem decide o tratamento (controlador, art. 5º, VI) de quem executa o tratamento por ordem de outro (operador, art. 5º, VII). Na NotificAI, os dois papéis coexistem e é preciso saber qual está em jogo:

A NotificAI é CONTROLADORA do tratamento dos dados de quem contrata e usa a plataforma: dados cadastrais do cliente, dados dos usuários da conta, dados de faturamento, registros de acesso e de auditoria, comunicação de suporte e métricas de uso. Aqui as finalidades são decididas por nós, e esta Política é o instrumento de informação ao titular.

A NotificAI é OPERADORA do tratamento dos dados que o cliente insere na plataforma para executar o serviço: os dados dos destinatários das comunicações (nome, CPF/CNPJ, endereço, telefone, e-mail), o conteúdo das mensagens enviadas e os documentos anexados. Nessas operações o cliente é o Controlador: foi ele quem decidiu notificar aquela pessoa, com aquele conteúdo, por aquela finalidade, e é ele quem responde pela base legal dessa decisão. A NotificAI trata esses dados exclusivamente conforme as instruções do cliente, nos limites do DPA.

Se você é destinatário de uma comunicação enviada pela plataforma e quer exercer direitos sobre seus dados, o controlador é o escritório, o condomínio ou a empresa que assina a comunicação — os dados de contato dele constam do próprio documento que você recebeu. Ainda assim, você pode nos escrever em [E-MAIL DO ENCARREGADO]: encaminharemos sua solicitação ao controlador e prestaremos o auxílio devido, na forma do art. 39 da LGPD.

2. Dados que tratamos

2.1. Dados do cliente e dos usuários da conta (NotificAI como controladora)

Não tratamos dados pessoais sensíveis (art. 5º, II) de clientes e usuários, e a plataforma não se destina a crianças ou adolescentes. Não realizamos decisão automatizada com efeito jurídico sobre o titular (art. 20).

2.2. Dados dos destinatários das comunicações (NotificAI como operadora)

Para executar o serviço contratado, a plataforma armazena e processa, por instrução do cliente:

• nome e qualificação do destinatário;
• CPF ou CNPJ, quando informado pelo cliente;
• endereço postal completo (logradouro, número, complemento, bairro, cidade, UF, CEP), telefone e e-mail, quando informados;
• o conteúdo integral da mensagem — que, pela natureza do produto, frequentemente contém informação sobre dívida, contrato de locação, cota condominial, relação de emprego ou pretensão jurídica, e por isso é tratado com o mesmo rigor de um dado de alta sensibilidade contratual;
• os comprovantes e os eventos de rastreio devolvidos pelos Correios, inclusive nome de quem recebeu o objeto, data e hora da entrega e imagem do aviso de recebimento;
• arquivos anexados pelo cliente ao envio.

Esses dados nunca são usados pela NotificAI para finalidade própria: não alimentam publicidade, não são vendidos, não são cedidos e não são cruzados entre clientes. O isolamento entre clientes é aplicado no banco de dados por política de acesso em nível de linha (RLS), e não apenas pela interface.

3. Finalidades e bases legais

3.1. Como controladora

3.2. Como operadora

O tratamento dos dados dos destinatários é feito sob a base legal indicada pelo cliente-controlador, que tipicamente será a execução de contrato (art. 7º, V), o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II), o exercício regular de direitos em processo (art. 7º, VI) ou o legítimo interesse na cobrança e na constituição em mora (art. 7º, IX). A escolha e a demonstração da base legal cabem ao cliente, na forma do item 13.3 dos Termos de Uso.

4. Cookies e tecnologias equivalentes

A plataforma utiliza apenas cookies e armazenamento local estritamente necessários:

• cookies de sessão e de autenticação, emitidos pelo provedor de autenticação, sem os quais não é possível permanecer logado;
• cookie de preferência de tema (claro/escuro), que guarda apenas essa escolha;
• proteções antifraude e de integridade da requisição, quando aplicáveis.

Não utilizamos cookies de publicidade, de rastreamento entre sites nem cookies de terceiros para perfilamento. Por serem estritamente necessários, esses cookies dispensam consentimento prévio; o titular pode bloqueá-los no navegador, ciente de que o acesso à conta deixará de funcionar. Caso venhamos a adotar cookies não essenciais, um aviso de consentimento será apresentado antes de qualquer coleta.

5. Compartilhamento e subprocessadores

Os dados são compartilhados apenas com quem é necessário para operar o serviço, sempre sob contrato que impõe confidencialidade, finalidade limitada e medidas de segurança compatíveis. Os subprocessadores atuais são:

Também podemos compartilhar dados: (i) com autoridades públicas, mediante requisição legal ou ordem judicial; (ii) com advogados, auditores e contadores, sob sigilo profissional, quando necessário ao exercício de direitos; (iii) em caso de reorganização societária, fusão, cisão ou incorporação, mantidas as obrigações desta Política e mediante comunicação prévia aos titulares.

Não vendemos dados pessoais e não os cedemos para finalidade publicitária de terceiros.

A lista de subprocessadores é mantida atualizada e alterações relevantes são comunicadas na forma da cláusula 6 do DPA.

6. Transferência internacional

Parte do processamento pode ocorrer fora do Brasil — em especial o envio de e-mails transacionais e a hospedagem, conforme a região contratada de cada fornecedor. Nesses casos a transferência é realizada com fundamento no art. 33, II, "d" (cláusulas contratuais específicas e padrões contratuais firmados com o fornecedor) e, quando aplicável, no art. 33, V (necessidade para a execução de contrato do qual o titular é parte) da LGPD, observadas as garantias de proteção equivalentes às desta Política.

Sempre que houver opção técnica e comercial equivalente, priorizamos o processamento e o armazenamento em território nacional, em especial para os dossiês, os comprovantes e o conteúdo das comunicações.

7. Retenção e eliminação

7.1. Regra geral

Os dados são mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades acima e, depois disso, eliminados ou anonimizados (art. 15 e art. 16 da LGPD).

7.2. Prazos aplicados

7.3. Por que os dossiês são retidos por 10 anos

O dossiê é o produto. Ele existe para provar, em juízo ou fora dele, o que foi comunicado, a quem, quando e com qual resultado — e uma prova que pode desaparecer a pedido de uma das partes não prova nada. Por isso:

• o dossiê, os comprovantes e o hash do conteúdo são imutáveis desde a geração e não podem ser editados nem apagados pela própria parte interessada;
• a retenção se funda no art. 16, I (cumprimento de obrigação legal ou regulatória), no art. 16, II (estudo, quando anonimizado) e sobretudo no art. 7º, VI, e no art. 16, III da LGPD — exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;
• o prazo de 10 anos corresponde ao prazo prescricional geral do art. 205 do Código Civil, dentro do qual a comunicação enviada ainda pode ser exigida como prova de constituição em mora, de interrupção de prescrição, de notificação para purgação ou de convocação;
• o pedido de eliminação de dados do titular não alcança essa hipótese (art. 18, §4º, c/c art. 16, III): informamos ao titular a recusa e o seu fundamento, e nada além do necessário à prova é mantido.

Findo o prazo, os dossiês são eliminados de forma segura e definitiva de todas as camadas de armazenamento, inclusive das cópias de segurança, no ciclo seguinte de rotação de backup.

8. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode a qualquer momento requerer:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade a outro fornecedor, mediante requisição expressa;
• eliminação dos dados tratados com base no consentimento, ressalvadas as hipóteses do art. 16;
• informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos dados;
• informação sobre a possibilidade de não consentir e sobre as consequências da negativa;
• revogação do consentimento, quando esta for a base legal utilizada;
• oposição a tratamento fundado em legítimo interesse, quando houver descumprimento da lei;
• revisão de decisão automatizada, quando aplicável.

Como exercer. O usuário com conta ativa dispõe, na própria plataforma, em Configurações › Dados e privacidade, de: (i) exportação dos seus dados pessoais em formato estruturado e legível por máquina (JSON), e (ii) solicitação de exclusão da conta. Qualquer titular — inclusive quem não tem conta — pode escrever para [E-MAIL DO ENCARREGADO].

Prazos e identificação. Responderemos em até 15 (quinze) dias contados do recebimento do pedido, prorrogáveis mediante justificativa. Para proteger o titular contra fraude, poderemos solicitar informação adicional de identificação, limitada ao necessário. O atendimento é gratuito; pedidos manifestamente excessivos ou repetitivos podem ser recusados de forma motivada.

Limites. Alguns pedidos podem ser recusados, sempre com justificativa por escrito, quando a retenção for exigida por lei, por regulação ou para o exercício regular de direitos — em especial no caso dos dossiês (item 7.3).

9. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas proporcionais ao risco (art. 46 da LGPD), entre elas:

• isolamento entre clientes aplicado no banco de dados por política de acesso em nível de linha (RLS), avaliada a cada consulta, e não apenas na interface;
• criptografia em trânsito (TLS) em todo o tráfego e criptografia em repouso no armazenamento e nas cópias de segurança;
• autenticação com senha armazenada apenas como hash, confirmação de e-mail obrigatória e segundo fator obrigatório para administradores da plataforma;
• controle de acesso por papel (proprietário, administrador, operador, leitor) e por etiqueta de processo;
• hash SHA-256 do conteúdo dos dossiês e dos comprovantes, com página pública de verificação, garantindo integridade e não repúdio;
• trilha de auditoria imutável com autor, ação e horário;
• chaves de API armazenadas apenas como hash com segredo adicional (pepper), exibidas uma única vez;
• validação de arquivos enviados por conteúdo real (assinatura binária), recodificação de imagens, bloqueio de PDF com conteúdo ativo e varredura antivírus quando habilitada;
• proteção contra requisição forjada a destinos internos nos webhooks de saída, com validação e fixação do endereço IP de destino;
• limite distribuído de requisições, segregação de ambientes e verificação obrigatória de configuração no início da execução em produção;
• rotina diária de manutenção que promove os arquivos entre camadas de armazenamento e elimina os temporários vencidos.

Nenhum sistema é imune. Estas medidas reduzem o risco, mas não constituem garantia absoluta de inviolabilidade.

10. Incidentes de segurança

Detectado incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares afetados em prazo razoável, não superior a 3 (três) dias úteis contados do conhecimento do incidente, na forma do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024, informando a natureza dos dados, os titulares envolvidos, as medidas técnicas de proteção adotadas, os riscos e as providências de mitigação.

Quando o incidente atingir dados tratados na condição de operadora, comunicaremos o cliente-controlador em até 2 (dois) dias úteis do conhecimento, com as informações necessárias para que ele cumpra os próprios deveres legais, na forma da cláusula 8 do DPA.

11. Encarregado pelo tratamento de dados pessoais

Em atendimento ao art. 41 da LGPD, o canal do Encarregado (DPO) é:

E-mail: [E-MAIL DO ENCARREGADO] Endereço postal: [RAZÃO SOCIAL] — [ENDEREÇO]

O Encarregado recebe reclamações e comunicações de titulares, presta esclarecimentos, adota providências e é o ponto de contato com a ANPD.

12. Alterações desta Política

Esta Política é versionada. Cada versão publicada é imutável e permanece consultável na plataforma. Alterações relevantes são comunicadas por e-mail e por aviso na plataforma com antecedência mínima de 30 (trinta) dias; quando a alteração depender de consentimento, ele será colhido antes do início do novo tratamento.

Controladora: [RAZÃO SOCIAL] — CNPJ [CNPJ] — [ENDEREÇO]

Encarregado: [E-MAIL DO ENCARREGADO]